Tot voor kort was de procedure, om in Nederland een machtiging te verstrekken, voor Nederlanders anders dan voor mensen met een Turkse Nationaliteit. Turken kunnen namelijk bij de notaris van het Turkse Consulaat in Nederland terecht, maar Nederlanders tot op heden alleen bij een Nederlandse notaris. Deze procedure duurt langer en is kostbaar.
Sinds kort mogen Nederlanders ook bij het Turkse Consulaat in Nederland aankloppen voor bepaalde procedures. De notaris bij het Turkse Consulaat in Nederland kan voor Nederlanders echter alleen machtigingen verstrekken in geval van bijvoorbeeld aankoop, verkoop en echtscheiding. Er zijn twee Turkse Consulaten in Nederland, namelijk in Deventer en in Rotterdam. De procedure dient bij het voor de machtigingsgever dichtstbijzijnde Turkse Consulaat uitgevoerd te worden. Nederlanders mogen nog steeds de oude procedure volgen. Kortom in Nederland kunnen nu op twee manieren machtigingen verstrekt worden.
Procedure bij een Nederlandse notaris
- Opstelling machtiging bij de notaris;
- Deze machtiging dient na de notariële opstelling, naar de Arrondissementsrechtbank gestuurd te worden voor een Apostille stempel;
- Na de Apostille procedure, dient deze machtiging vertaald te worden door een door het Consulaat beëdigde vertaler;
- Deze vertaling dient door de Turkse Consulaat gelegaliseerd te worden.
Procedure bij het Turkse Consulaat (voor bepaalde procedures)
U dient samen met een beëdigde vertaler naar het consulaat te gaan. Voor de procedure heeft u in het algemeen uw paspoort, twee pasfoto’s (voor verkoop-aankoop en echtscheidingsmachtigingen) en de gegevens van de gemachtigde nodig. (Hoewel het kadaster (Tapu Sicil Dairesi) in Turkije, geen pasfoto vereist voor een verkoop- en aankoopmachtiging die in buitenland is opgesteld, eist het Turkse Consulaat nog steeds de foto van de machtiging verstrekker).
Wachten
Wanneer u de machtiging bij het Turkse Consulaat laat opstellen bent u goedkoper uit en sneller klaar dan wanneer u bij een Nederlandse notaris langs gaat. De oorzaak hiervan is dat een door de Nederlandse notaris opgestelde machtiging van een Apostille voorzien dient te worden. Dit dient te geschieden bij de Arrondissementsrechtbank, zoals dit bepaald is in het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961. De Apostille-procedure geldt voor Turkije vanaf 29 September 1985, volgens de Verdrag van Abolishing The Requirement Of Legalisation For Foreign Public Documents.
Daarnaast moet de machtiging in het Turks vertaald worden. Deze vertaling moet geautoriseerd worden bij het Turkse Consulaat, behalve als de vertaling in Turkije wordt gemaakt. Dan volstaat een door de Turkse notaris erkende vertaler. Als de procedure doorlopen is, bestaat het gevaar dat de inhoud niet conform de Turkse wet- en regelgeving is opgesteld en daarom niet wordt geaccepteerd door de Turkse instellingen. De Nederlandse notaris is immers niet bekend met de Turkse wet- en regelgeving. Om deze reden heeft een Nederlandse notaris vaak een voorbeeldmachtiging nodig om een correcte en volledige machtiging te kunnen opstellen, die ook in Turkije gebruikt kan worden.
De drukte is eigenlijk het enige nadeel van het opstellen van de machtiging bij het Turkse Consulaat. Soms moet u lang wachten voordat u aan de beurt bent, maar uiteindelijk bent u binnen een halve dag klaar.
Beperken
De machtiging verstrekker moet altijd aanwezig zijn tijdens de machtigingsprocedure en dient dan het paspoort en wanneer nodig, pasfoto’s mee te nemen. Daarnaast heeft het consulaat ook de identiteitsgegevens en adresgegevens van de gemachtigde nodig. Als het om een machtiging gaat voor een aan- of verkoopprocedure, dan is het belangrijk dat u de kadastrale gegevens van het betreffende onroerend goed aan de notaris verstrekt. U dient zich bij het consulaat te laten vergezellen door een beëdigde vertaler, om ter plekke alles mondeling te laten vertalen. Bij het ontbreken van een belangrijk document en/of informatie is het niet mogelijk de procedure te voltooien.
Een Turkse notaris heeft meestal de neiging om een standaard machtiging op te stellen. Een dergelijke standaard machtiging geeft vaak een brede bevoegdheid aan de gemachtigde. Het verstrekken van een machtiging is een vertrouwenskwestie, toch is het aan te raden de bevoegdheid altijd te beperken tot het hoogstnodige. Wanneer u bijvoorbeeld iemand wilt machtigen voor een aankoopprocedure, dan is het belangrijk om het object te omschrijven en de kadastrale gegevens te vermelden. De standaard machtiging geeft de gemachtigde namelijk de bevoegdheid om ieder soort onroerend goed aan te schaffen, zolang het zich binnen de Turkse grenzen bevindt. Er zijn dus mogelijkheden om de machtiging te beperken. In alle gevallen is het belangrijk om de machtiging goed te laten vertalen.
U kunt in een machtiging meerdere procedures combineren. Zo kunt u naast de aankoop, de gemachtigde ook autoriseren voor het aanvragen van de woonvergunning en voor de aanvraag voor het aansluiten van water, gas, telefoon, elektra, et cetera. Deze combinatie bespaart u tijd en kosten.
De ervaring leert dat het helaas niet ongewoon is dat Nederlanders een machtiging verstrekken aan personen die ze niet goed kennen. Hierdoor kunnen grote problemen ontstaan. Het is belangrijk niet aan iedereen de bevoegdheid te geven om op uw naam belangrijke procedures in Turkije uit te laten voeren.”